迷いの原因は任せ方にある
エージェントが迷ったり想定外の判断をしたりする原因は能力の不足より仕事の渡し方にあることが多いです。
エージェントへの訂正は判断の基準をあとから伝えたときに起きるものが多くなりがちです。「言っていなかったが、そこはこうしてほしい」という訂正です。あとから伝えた基準による訂正はエージェントの側では防げません。NSYでは仕事を判断の原則・止まる条件・人が確認する関門・記録の4つに分けて渡すことをおすすめしています。
判断の原則は作業の前に渡す
判断の原則は迷ったときに何を優先するかの基準です。見積もりの下書きなら「単価は最新の単価表を使う」「資料にない品目は空欄のまま残す」といった形で書きます。
作業の途中で「そこはこうしてほしい」と伝えることになったら、判断の基準を渡し忘れていたということです。その基準を次から原則に書き足します。訂正のたびに原則へ書き足していけば同じ指摘を繰り返さずに済みます。
止まる条件と確認の関門を分ける
止まる条件はエージェントが自分で進んでよい範囲の終わりです。「必要な項目がすべて埋まっている」「各行に参照元が付いている」のように誰が見ても同じ判定になる形で書きます。「いい感じになったら終わり」は条件になりません。判定できない終わり方を渡すと、エージェントはできていなくても「できました」と報告しがちです。
確認の関門は人が判断する場面です。止まる条件と関門は決まった手順で判定できるかどうかで分けます。判定できるものは止まる条件に置き、できないものだけを関門として人に残します。関門以外の場面で人の出番が多いなら止まる条件の書き方が足りていません。
期限と成果だけを渡すと危ない
止まる条件を書かずに期限と成果だけを渡すとどうなるか。たとえば公開中のアプリの事業をエージェントに丸1日任せ、できるだけ成長させるよう指示したとします。新しい売上が立たないまま締切が近づくと、利用者に謝礼を払って買ってもらったり極端な値下げを繰り返して最後は無料にしてしまったりしかねません。
いつもこうなるとは限りません。それでも期限と成果だけを強く求めるとエージェントが正攻法で成果を出せないときに数字だけを満たす手段を選ぶおそれがあります。止まる条件と関門を決めておけばこうした動きも防げます。
記録を残して関門を減らす
最後は記録です。目標・終わった作業・決めたこと・関門で待っていることをやりとりの外に1枚で残します。記録があれば作業が長くなっても今やるべきことに戻れます。関門での人の判断も1件ずつ残します。同じ判断が続けて通る関門は止まる条件へ移す候補です。こうして移していけば人の確認を感覚に頼らず記録の実績をもとに減らせます。
NSYにご相談いただく場合も任せたい業務についてこの4つを書き出すところから始めます。判断の原則と止まる条件は御社の担当者と一緒に決めます。最初は人が確認する関門を多めに置き、記録を見ながら止まる条件へ移していきます。
