口頭の指摘は次の仕事に残らない
AIの出力や部下の資料に毎回同じ修正を伝えている。伝えればその場では直るのに、次の仕事でまた同じ箇所を直すことになる。そう感じているなら見直したいのは指摘の扱い方です。
口頭やチャットで伝えた修正はその仕事が終わればどこにも残りません。次の仕事では同じ説明をもう一度することになります。指摘を一度きりの指示で終わらせているかぎり手間は減りません。
NSYでは修正の指示を手順や確認項目に書き足す材料として扱っています。1回の指摘を書き込んでおけば次からはその手順や確認項目で同じ誤りを見つけられます。同じことを二度言わずに済み、人の判断が記録として積み上がっていきます。
仕組みに移す指摘を3つの条件で選ぶ
指摘をすべて仕組みに移すわけではありません。NSYでは次の3つを満たすものだけを選んでいます。
- はっきりした訂正であること
- 同じことがまた起こり得ること
- 「する」「しない」の形で具体的に書けること
その案件だけの一度きりの指示は仕組みにしません。3つ目の条件も外せません。「いい感じに」のような言い方のままだと読んだ人やAIが同じ判断をできないからです。「見出しに句点を付けない」のように書いてあれば誰が読んでも同じように直せます。
「なんとなく良さそうだ」という確かめ方は検証とは呼べず印象にすぎません。AIの出力を確かめるには「この条件が抜けている」「この例外では通らない」と言える基準が必要です。指摘を書き込むときも同じように具体的な基準の形で書きます。
書き込む先を指摘の種類ごとに決める
NSYでは指摘の種類ごとに書き込む先を決めています。AIの作業手順の誤りは作業のルールに書きます。点検で見落とした観点は点検の項目表に加えます。デザインの判断や文章の言い回しはそれぞれの決まりにまとめ、作業の進め方の好みは好みをまとめた記録に入れるという分け方です。
Webサイトの点検を試したときはスマートフォンで見たときの指摘を受け、その観点を点検の項目表に加えました。次の点検からはその観点も項目表に沿って確かめられます。
書き込む先は1つに決め、指摘を受けたその場で書き込むところまで済ませます。後でまとめて書こうとすると書く前に指摘の中身を忘れてしまいます。
書いた決まりは結果を見て直す
言語化はゴールではなく更新の入口です。「詳しい人に聞けばわかる」状態は一人に頼りきるという弱点も抱えています。NSYでは決まりを一度書いて終わりにせず、使ってみて外れたところを直していくことをおすすめしています。
人の判断のすべてを仕組みにできるわけではありません。それでも移せる分を毎回確実に移していけば人は同じ判断を繰り返さずに済みます。空いた時間はまだ仕組みにできない判断に使えます。
NSYにご相談いただく場合もまず御社で繰り返し伝えている指摘を書き出します。そのうえで仕組みに移すものを選び、どこに書き込めば次の仕事で確かめられるかを一緒に決めていきます。
