対象の業務を1つに絞る
最初から会社全体を変えようとせず、対象の仕事を1つ選びます。選ぶのは毎回同じところで手間がかかる仕事や担当者が不在だと止まる仕事です。見積もりの準備・営業から現場への引き継ぎ・月末の請求準備などが候補になります。
選ぶときの目安は3つです。
- 毎週か毎月のように繰り返す仕事であること
- 使う資料がある程度そろっていること
- うまくいったかどうかを担当者が判断できること
この3つがそろう仕事は試した結果を確かめやすく、次に進むかどうかの判断もしやすくなります。
AIに渡してよい情報を決める
外部のAIサービスに渡してよい情報と渡さない情報を先に分けておきます。顧客の個人情報・契約条件・取引先の価格・パスワードなどは原則として渡しません。
入力した情報がどこに保存されるかや学習に使われるかどうかの条件はサービスごとに違います。契約内容や管理者の設定を確認し、社内のルールに合うものを選びます。判断が難しいうちは社内の手順書や様式のように外に出ても困らない資料だけで試す方法もあります。
人が確認する手順を決める
AIの出力は下書きとして扱います。価格や納期の決定・金額の確定・お客様への送信や公開は人が行います。誰がどの時点で何を見て判断するかを決めておきます。
あわせて間違いが出たときに元に戻す手順も決めます。元の資料を確認できるように参照元を残すことや送る前に別の人が確認するといった手順です。確認の手間が大きすぎるならAIに任せる範囲が広すぎます。範囲を狭めてやり直します。
決めたことを1枚にまとめる
対象の業務・扱う情報・確認する人と時点を1枚にまとめておきます。できれば「ここまでできたら導入に進む」という条件も書いておきます。
この1枚があれば社内で説明するときも外部に相談するときも話が早く進みます。NSYにご相談いただく場合もこの1枚をもとに業務の流れと資料の状態を確認し、試す範囲を一緒に決めていきます。
