大きな仕事のままではAIに渡せない
AIで業務を見直すときはまず対象の業務を1つに絞ります。ただ絞ったあとも「見積もりの準備」や「月末の請求」は1つの作業ではありません。資料を集める・数字を確かめる・文面を整える・上長に確認するといった工程の集まりです。
工程の集まりをまとめて渡そうとしてもAIに何をさせればよいかを決められません。業務を分解しないままAIを使おうとすると何をつくればよいかわからなくなります。先に工程へ分けます。
工程は実際の流れで書き出す
書き出すときは手順書を参考にしつつ担当者が実際にしていることを順に並べます。プロジェクト管理の標準的な枠組みで業務を一覧にしてから、担当者が実際に担う仕事とAIに任せられそうな仕事を並べて棚卸しします。一般に知られた業務の型に沿って書き出せば書き漏れを減らせます。
もう1つ気をつけたいのは担当者が知識だと思っていない判断です。打ち合わせでのヒアリングは事前に決めた項目を聞くだけになりがちで、その場では思いつけない質問が出てきません。担当者の隣で作業を見せてもらい「いまなぜそうしたのか」を聞けば書き出しから漏れていた判断が見つかります。
書き出した各工程を4つの分類に仕分ける
書き出した工程を1つずつ次の4つに分けます。
- なくす：AIを入れたあとは要らない工程
- 決まりどおりに処理する：条件だけで処理が決まり判断の要らない工程
- AIに任せる：AIが下書きや整理をして人が確かめられる工程
- 人が判断する：金額の確定・承認・お客様との合意など間違えられない工程
AIに任せる工程と人が判断する工程の境目は、「AIがつくるのは下書きと構成まで、判断するのは人」という線引きを目安にします。
仕分けのときはAIに任せる工程の前後にも目を向けます。たとえば経理の仕事で記帳の前にある資料の回収が手作業のままなら、記帳だけAIに任せても全体はあまり速くなりません。前後の工程も同じ表に並べ、どこで時間がかかっているかを確かめます。
仕分けの理由を書き残す
各工程をなぜその分類にしたかを表の横に一言ずつ書いておきます。聞き出した判断の基準も書き残さなければ担当者しか知らない状態に戻ってしまいます。個人が工夫して使うAIはその人が辞めれば一緒に失われますが、業務に組み込んだAIは人が代わっても残ります。仕分けの表と理由は業務に組み込むAIをつくるときの材料になります。
NSYにご相談いただく場合は対象の業務を工程に書き出して4つの仕分けを一緒に行うところから始めます。担当者の作業を見せていただきながらAIに任せる工程と人が判断する工程の境目を決め、最初に試す工程を決めていきます。
