全員に同じ範囲で渡すから迷う
自由に使わせるか禁止するか。この二択で考えるとどちらを選んでも不安が残ります。自由にすれば社員の誰かが会社のファイルや取引先の情報に触れる操作をしてしまうかもしれません。禁止すれば社員が試す機会そのものがなくなります。
NSYでは迷いの原因は二択の立て方にあると考えています。社員全員を同じに扱う必要はありません。誰がどの道具でどこまで触れてよいかを段階に分ければ広く始めることと慎重に進めることを両立できます。
段階は触れられる範囲で分ける
NSYではエンジニアでない社員にもAIを広げる場合に権限を3つの段階に分ける形をおすすめしています。
- 全社員が使う段階は隔離された環境で動く道具に限り、誤って操作を許しても社内のパソコンやネットワークに被害が及ばないようにする
- その上の段階では社内で管理する自動化の道具を使い、実行の記録を残して社外からの直接の接続を制限する
- 最も広い権限を持つ開発用の道具は成果につながったツールをつくった経験があり、セキュリティの決まりを理解していると確かめられた人だけに渡す
御社で考えるなら最初の段階は間違えても被害が社内に広がらない範囲に置きます。そのうえで扱える範囲が広い道具ほど渡す人を絞ります。
次の段階へ進む条件を先に決める
段階を分けても上がる条件が曖昧だと誰に渡すかをその都度迷うことになります。条件は「何をつくって成果を出したか」と「守る決まりを理解しているか」の2つで決めておけば毎回同じ基準で判断できます。
社員がつくった仕組みを部署へ広げるときも同じです。まず少人数で試して価値を確かめ、セキュリティとコストの確認を経てから広げます。つくれることと広げてよいことを分けて考えます。
最初の段階に入る前に設定と契約を済ませる
設定と契約は道具を配る前に済ませます。入力した情報が学習に使われない設定を済ませる前にお客様の情報を入れてしまうと取り返しがつきません。個人向けのプランでは各自の設定変更で簡単に学習除外が解除されてしまうため、誰か1人が間違えれば穴が開きます。
全社員が使う最初の段階こそ一人ひとりの設定に頼らず、会社の契約で条件を満たすプランを選びます。道具を配るのはその後です。
つまずきを共有して段階の線を引き直す
段階は決めたあとも見直していきます。たとえば開発・情報システム・法務などの部門をまたぐ担当者が、社内で承認されていない道具の利用を見つけて決まりを更新していきます。勉強会で失敗例を共有すると「ここは任せてはいけない」という境界が社内の共通認識になっていきます。
NSYにご相談いただく場合もまず御社の業務と社員の使い方を伺います。そのうえで段階の分け方と上がる条件を一緒に決めることをおすすめしています。小さな範囲から始め、つまずきを見ながら線を引き直していきます。
